Skuteczność metod planowania i realizacji celów zależy w dużej mierze od tego, jak bardzo sprawdza się w tych nieco bardziej wymagających momentach. Liczą się zatem prostota, przejrzystość i odporność na turbulencje. Do tej grupy należy z pewnością metoda nazywana 12-tygodniowy rok. Inaczej: planowanie 12-tygodniowe lub planowanie kwartalne. W tym wpisie opowiem krótko o metodzie i o książce, która jest kompleksowym źródłem wiedzy na ten temat.
Z tego artykułu dowiesz się między innymi:
- Co kryje się pod hasłem 12-tygodniowy rok w kontekście planowania i realizowania celów.
- Jakie czynniki sprawiają, że ta metoda dobrze się sprawdza.
- Czy faktycznie ma szansę zadziałać u każdego.
- Jakie są podstawowe założenia planowania w tym trybie.
I – zgodnie z zapowiedzią – odeślę do książki na ten temat.
Czym jest 12-tygodniowe planowanie
Określenie 12-tygodniowy rok mówi nieco więcej o istocie tej metody niż używane zamiennie planowanie 12-tygodniowe. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że to drugie może oznaczać przygotowanie konkretnych planów na następne 3 miesiące.
Natomiast w gruncie rzeczy chodzi przede wszystkim o to, by 12 tygodni traktować tak, jak do tej pory traktowaliśmy 12 miesięcy. Czyli w efekcie – roczne zamierzenia skondensować w krótszym okresie.
12-tygodniowy rok to metoda nie tylko planowania, ale też zarządzania tym planem, czasem, sobą w czasie. Czyli kompleksowy system.
Dlaczego 12-tygodniowy rok działa
Odległy horyzont czasowy może dawać poczucie swobody. Ale dość naturalnie mamy skłonność do tego, by rozprężać się w takiej sytuacji, a w efekcie – odpuszczać konkretne cele.
Od początku do końca miesiąca może się wydarzyć naprawdę wiele. Krótszy okres daje większą przewidywalność. Wraz ze swoim celem możemy lepiej zakotwiczyć się w konkretnych okolicznościach. Właśnie dlatego, widząc, czym dysponujemy, o wiele łatwiej przygotować konkretny plan działania.
Każdy dzień ma znaczenie, bo jest ich w tygodniu zaledwie kilka. To wspiera dyscyplinę i konieczność wyznaczania konkretnych terminów.
I nie chodzi bynajmniej o wyznaczanie sobie terminów, które spowodują mentalną zadyszkę, ciągłe zmęczenie i poczucie winy. Wręcz przeciwnie. „Bliskość” wyzwala konkret, pozwala o wiele bardziej realistycznie spojrzeć na faktyczne możliwości.
12-tygodniowy rok – czy ta metoda sprawdzi się u każdego?
Uważam, że to niezwykle uniwersalny sposób planowania i ma szansę sprawdzić się w każdych okolicznościach. Nawet jeśli pracujesz w innym, z góry narzuconym systemie – na przykład roku szkolnego – możesz wykorzystać założenia 12-tygodniowego roku, aby działać z konkretnymi priorytetami.
Specyfika branży może wymagać delikatnego dostosowania, ale ogólne założenia tej metody skonstruowane są tak, by dało się ją wdrożyć bez przestojów i bolesnych rewolucji. Mam też wrażenie, że jest dość intuicyjna, bo w kulturze Zachodu tydzień to faktycznie jedna z najistotniejszych jednostek czasu.
Planowanie w trybie 12-tygodniowego roku – kluczowe elementy
Aby skutecznie wdrożyć i możliwie najlepiej wykorzystać metodę 12-tygodniowego roku, powinniśmy przeanalizować ją na trzech poziomach:
- wizji,
- planowania,
- weryfikowania postępów.
Wizja w planowaniu 12-tygodniowym
Zamknięcie planu w 12 tygodniach nie wyklucza realizacji długoterminowych celów. Pojedynczy cykl może być jednym z etapów czegoś większego, krokiem milowym. Osobiście polecam połączyć to z metodą SMARTER, która w prosty sposób pozwoli zwalidować cele pod kątem nadania im pewnej struktury. Dzięki temu o wiele łatwiej będzie wizję przełożyć na konkretny plan.
Planowanie tygodniowe w 12-tygodniowym roku
To właściwie intuicyjne: każdy tydzień to czas na wykonanie określonego planu. To podejście pozwala zdecydowanie lepiej wykorzystać poszczególne dni. O tygodniowym planowaniu znajdziesz na tym blogu osobny artykuł. Omawiam tam dość szczegółowo zalety i najczęstsze zagrożenia.
Ocena paska postępu
Małe cele, nawet jeśli po drodze coś zagraża ich realizacji, o wiele łatwiej przeprogramować. Dlatego zadania dzienne i tryb tygodniowy pozostawiają więcej miejsca na elastyczność. Pozwalają reagować na tu i teraz, ale też – co niezwykle istotne – pilnować priorytetów.
Dlatego zdecydowanie warto sprawdzać stopień realizacji konkretnych założeń w ujęciu tygodniowym i uwzględniać to w planowaniu kolejnego tygodnia. To zmniejsza ryzyko „rozsypania się” dłuższego, bardziej wymagającego uwagi i zaangażowania etapu.
Książka „12-tygodniowy rok”
Tak jak wspomniałam, dostępna jest książka o planowaniu kwartalnym. Nosi tytuł „12-tygodniowy rok”, a jej autorami są Brian P. Moran i Michael Lennington. Prawdopodobnie opisali tę metodologię w kontekście biznesowym jako pierwsi. Natomiast wyznaczanie celów nie w ujęciu rocznym, ale w krótszych blokach czasowych pojawiało się oczywiście już wcześniej. To rodzaj periodyzacji – podziału na mniejsze jednostki kalendarzowe. Było/jest stosowane na przykład w treningach sportowych.
W Polsce książkę tę wydało wydawnictwo Studio Emka.
Polecam tę lekturę, ponieważ autorzy nie tylko zachwalają ten rodzaj planowania, ale zwracają też uwagę, że niesie on za sobą pewne pułapki. Mówią wprost o tym, że łatwo ulec schematom i na przykład nie zachowywać koncentracji czy prostoty w planowaniu. Albo… unikać trudnych wyborów.
Dają też bardzo praktyczne wskazówki. Jak choćby ta, by czas na pomiar na stałe zablokować sobie w kalendarzu. Inaczej może się to nie wydarzyć, bo po całym tygodniu pracy łatwo zignorować takie zadanie, gdy mamy je tylko w pamięci, a nie na liście to do.
„Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy”
Tak brzmi podtytuł książki Morana i Lenningtona. I warto powiedzieć, że nie jest to puste hasło, bo metoda 12-tygodniowego roku rzeczywiście przynosi świetne efekty. Przede wszystkim dlatego, że zachęca do mocnego koncentrowania się na celu i optymalizacji czasu, który wyznaczamy na jego osiągnięcie.
Proces wspierają przede wszystkim precyzja i przyglądanie się wynikom na bieżąco. To z kolei pozwala wprowadzać niezbędne korekty.
Co ważne, metoda 12-tygodniowego roku nie jest zarezerwowana tylko i wyłącznie dla konkretnego typu działania. Sprawdzi się zarówno przy wyznaczaniu celów prywatnych, biznesowych, dla pojedynczych osób i zespołów.
Wiele praktycznych wskazówek znajdziesz również w moim podcaście. Zapraszam do słuchania!
